Příprava průvodce na průvodcovskou akci

Průvodcovská akce začíná přidělením zájezdu průvodce. Akce je přidělena s dostatečným časovým předstihem.
Průvodci je znám druh akce, termín, počet účastníků, druh dopravy, služby a závazný program.

ZPRACOVÁNÍ INFORMAČNÍHO MINIMA

Informační minimum je soubor informací o dané zemi či oblasti v následujícím rozsahu:
– Název státu, hlavní město, státní zřízení
– Přírodní charakteristika, obyvatelstvo, hospodářství, ekonomické údaje…
– Hlavní atraktivity pro CR, světová prvenství
– Další údaje – náboženství, měna, významné osobnosti, političtí představitelé, úřední jazyky

Příprava na průvodcovskou akci má tyto části:
– Topografická příprava
– Chronologická příprava
– Psychologická příprava

TOPOGRAFICKÁ PŘÍPRAVA

Smyslem této přípravy je stanovení trasy zájezdu, vytypování zajímavých míst po trase, nebo vymezení místa pobytu. Pracujeme proto s mapou nebo atlasem, vypočteme kilometry, dobu trvání jízdy a jednotlivé úseky trasy. Výsledkem topografické přípravy jsou excerpční lístky, které obsahují potřebné údaje k výkladu o zajímavých místech na trase. Na druhé straně lístku se uvádějí údaje o historickém vývoji daného místa.

CHRONOLOGICKÁ PŘÍPRAVA

Cílem je zpracování přesného časového harmonogramu, který obsahuje rozpis zájezdu dle jednotlivých dnů, časy příjezdů a odjezdů, navštívená místa, kilometrové vzdálenosti… Při zpracování časového harmonogramu bereme v úvahu časy objednaných služeb, otevírací doby památek, zastávková místa a výsledky topografické a psychologické přípravy.
Harmonogram jednotlivých dnů zpracuje průvodce na list papíru, který obsáhne potřebný počet sloupců, kde každý ze sloupců je určen pro záznam stručné informace.

PSYCHOLOGICKÁ PŘÍPRAVA (PP)

PP je zaměřena na účastníky zájezdu. Podklady získá průvodce z přihlášek na zájezd. Pokud nelze potřebné údaje získat z přihlášek, může je průvodce odpozorovat během prvních dnů zájezdu, nebo lze vycházet s rozhovorů s jednotlivými účastníky zájezdu.
Důležité je znát:
– Náboženskou, sociální a profesní příslušnost
– Věk, stav, vzdělání, zdravotní stav
– Zájmy, záliby, příbuzenské vztahy

U zahraničního CR je důležité se seznámit se zvyky, které jsou typické pro danou národnost.
– NĚMCI – dochvilní, přesní, často vedou rozhovory, dotazy
– FRANCOUZI – zdvořilí, uhlazení, vedou rozhovor při jídle, silné sociální cítění
– ANGLIČANÉ – rezervovaní, formální, mají úctu ke šlechtě a ke královské rodině
– JAPONCI – uctivý, houževnatí, pořádní, nemají rádi tělesný kontakt, pozdrav vyjadřují úklonou, vedou zdlouhavá jednání

Pro úspěšné jednání průvodce s klienty platí několik zásad:
– Zapamatovat si co nejdříve jména účastníků zájezdu, oslovovat profesními a akademickými tituly pouze když na tom účastníkovi záleží
– Vyslovovat pochvaly a uznání, kritizovat s vyloučením veřejnosti
– Předcházet konfliktům tím, že podáváme včasná a závažná zdělení
– V případě konfliktu separovat jeho účastníky a důrazně upozornit na systém pravidel. Časté změny pravidel mohou způsobit nejistotu u účastníků CR
– Pro řešení problémů je nutno nalézt přesvědčivé argumenty

Asi 3 dny před započetím akce se průvodce dostaví do CK k převzetí zájezdu. Potřebné vybavení od CK lze rozdělit do těchto částí:
Dokumenty – seznam účastníků, doklady o pojištění, zasedací pořádek, ubytovací rozdělovník, pokyny pro účastníky a pro průvodce, potvrzené objednávky služeb, cestovní příkaz, formuláře pro případ mimořá dných událostí a reklamací, formulář pro hlášení pojistné události, dotazník spokojenosti, podklady pro vyúčtování průvodcovské odměny, propagační materiály a katalog CK
Ceniny a jiné hodnoty – úvěrový list (voucher), jízdenky, letenky, vstupenky, poukázky na stravování, šeky, platební kartu, telefonní kartu atd…
Finanční hotovost – záloha na mimořádné výdaje, kterou je nutno vyúčtovat po návratu

OSOBNÍ VYBAVENÍ PRŮVODCE

– Psací potřeby, lepidlo, nůžky, listy čistého papíru
– Mapky, atlasy, plány měst
– Budík, baterka, dle charakteru akce buzola, kompas, dalekohled
– Osobní doklady, průkaz o odborné způsobilosti průvodce
– Visačku se jménem CK
– Adresy a telefony zastupitelských úřadů
– Talefonní čísla první pomoci a policie v zahraničí

POVINNOST PRŮVODCE BĚHEM PŘEPRAVY

Činnost průvodce závisí na druhu použitého dopravního prostředku a charakteru zájezdu. Na místo odjezdu se průvodce dostaví s dostatečným časovým předstihem.Úkoly:
– Označí autobus logem CK, vyvěsí zasedací pořádek
– Usměrňuje nástup účastníků a dohlíží na uložení zavazadel
– Vyzve účastníky ke kontrole cestovních dokladů
– Provede kontrolu podle jmenného seznamu
– Na začátku cesty přivítá účastníky jménem CK, seznámí je s trasou, cílovým místem a organizací cesty
– Oznámí číslo svého mobilního telefonu a požádá o dodržování smluvených časů
– Během jízdy průvodce dle možnosti podává výklad
– Před přestávkami a rozchodem důrazně upozorní na místo a čas odjezdu

POVINNOST PRŮVODCE BĚHEM PĚŠÍHO VÝLETU

Před odchodem je třeba účastníky seznámit s náročností trasy, počtem km, převýšením, požadavky na vybavení a oblečení, o možnosti odpočinku a občerstvení, informovat o počasí, o nutnosti čekat na každé křižovatce, určit prvního a posledního člena skupiny. Během pochodu průvodce podává výklad, kontroluje počet osob a dohlíží na chování. Na konci pochodu kontrola počtu osob.

LIKVIDACE AKCE

1. Vypracování písemné zprávy ze zájezdu, která musí obsahovat:
– Identifikační údaje zájezdu (termín, místo, trasa)
– Rozsah a kvalita poskytovaných služeb
– Závady při čerpání služeb a jejich odstranění
– Mimořádné situace
– Doporučení k budoucím změnám (trasa, program, služby, časový harmonogram)
– Informace o počasí během zájezdu

2. Vyúčtování průvodcovské odměny a mimořádných výdajů

3. Vrácení zapůjčených věcí

POVINNOSTI PRŮVODCE PŘI ŘEŠENÍ MIMOŘÁDNÝCH UDÁLOSTÍ

– Onemocnění, úraz účastníka
– Úmrtí účastníka
– Účastník se nedostaví k odjezdu ve stanovený čas
– Řešení závad v poskytovaných službách
– Řešení ztrát a poškození věcí vnesených do ubytovacího a stravovacího zařízení
– Ztráta cestovního dokladu v zahraničí
– Řešení pojistných událostí