Recepční informační systém

Recepční informační systém
Program pro vedení evidence v recepčních službách se většinou člení takto:
→ Rezervace
→ Příjem hosta = CHECK IN
→ Odhlášení hosta = CHECK OUT + pokladna
→ Směnárna
→ Doplňkový prodej

Rezervace umožňuje následující úkony:
– rezervace ubytování pro jednotlivé hosty
– rezervace ubytování skupin hostů prostřednictvím CK
– firemní rezervace ubytování
– kombinace všech předchozích typů rezervací ubytování
– evidence hostů – čekatelů na rezervaci WAITING
Dva základní přístupy k rezervacím – lze kombinovat
– rezervace na typ pokoje
– rezervace na konkrétní pokoj

Kartotéka hostů = rychlý příjem rezervací = údaje umožňující vhodný přístup k hostům
→ osobní údaje hosta – jméno, příjmení, titul, národnost, bydliště, zaměstnání apod.
→ poslední návštěva hosta – příp. přehled návštěv hotelu, čísla pokojů
→ druh hosta – VIP, obchodník, turista – údaj pro statistiku

Rezervace
Vlastní rezervace obsahuje následující údaje:
– datum a čas příjezdu hosta
– počet přenocování a datum odjezdu
– počet a čísla případně typy rezervovaných pokojů
– předmět rezervace = rozsah služeb, které jsou sloučeny pod jednou cenou (službový paušál –
př. 1/1 pokoj se snídaní nebo 3denní pobyt s polopenzí a výukou golfu)
– cenový kód = určuje cenu účtovanou hostu (včetně všech přirážek nebo slev)

Práce v rezervačním oddělení hotelu zahrnuje především:
– pořizování a zaznamenávání nových rezervací
– zaznamenávání změn v ohlášených rezervacích
– storna již pořízených rezervací – z důvodů případných nesrovnalostí nutná archivace

Při spolupráci hotelu s CK je výhodné stanovení tzv. kontingentu = maximální smluvní počet rezervovaných pokojů, program automaticky upozorní uživatele o překročení této rezervace.